Lavoro e impresa
Una linea di assistenza clienti per una piccola impresa, senza call center
Un numero di assistenza che i clienti possono chiamare e a cui scrivere, con orari, segreteria, inoltro e una traccia di ogni contatto, sul telefono che già porti con te. Sufficiente per la maggior parte delle piccole imprese, a una frazione del costo di un centralino.
Le piccole imprese rimandano l'idea di avere un numero di assistenza perché immaginano un call center. La realtà che la maggior parte dei clienti vuole è più semplice: un numero a cui si risponde negli orari dichiarati, un messaggio chiaro fuori da essi, e una risposta al loro SMS. Un secondo numero su un cellulare fa tutto questo dal primo giorno.
Pubblica un solo numero di assistenza
Prendi un numero fisso nel paese dei tuoi clienti, chiamalo «Assistenza» e mettilo su sito, ricevute e confezioni. È separato dal tuo numero personale e da qualsiasi linea commerciale, così sai che una chiamata di assistenza è una chiamata di assistenza quando suona. Vedi Configura una linea di lavoro per la configurazione.
Orari e un saluto
Attiva la segreteria con gli orari di lavoro. Dentro gli orari la linea suona; fuori, chi chiama sente il tuo saluto, che dovrebbe indicare gli orari, che richiamerai e a quale indirizzo scrivere un'e-mail. Quel singolo saluto elimina la maggior parte della frustrazione di una linea senza risposta.
Condividi la linea nel team
Una persona alla volta risponde, ma non sempre la stessa. Inoltra il numero di assistenza a chi è di turno e riprenditelo al cambio; i clienti continuano a comporre lo stesso numero. Vedi Inoltra le chiamate a un altro telefono.
Gli SMS come canale di assistenza
Molti clienti preferiscono inviare una foto del problema via SMS. Con un numero SMS/MMS, quei messaggi arrivano sotto il numero di assistenza nella scheda Messaggi, e tu rispondi da lì. Funzionano anche le note vocali, per il cliente che preferisce spiegare anziché scrivere.
Conserva la traccia
Ogni chiamata, SMS e messaggio in segreteria è elencato sotto il numero di assistenza. Le chiamate perse restano in Recenti → Persa finché non le richiami; i messaggi in segreteria hanno chi ha chiamato e la durata. Se attivi la registrazione delle chiamate, puoi registrare le chiamate di reclamo in cui i fatti contano, nel rispetto delle leggi sulla registrazione dove ti trovi tu e dove si trovano i tuoi clienti, e avvisando chi chiama.
Spese mostra quanto costa la linea, chiamata per chiamata, così il costo della linea di assistenza è separabile nella tua contabilità. Vedi Controlla chiamate perse, messaggi in segreteria e registrazioni.
Quando fare il salto
Se più persone devono rispondere allo stesso numero nello stesso momento, con code e trasferimenti, hai superato una singola linea e ti serve un centralino aziendale. Per un'attività in cui una persona alla volta gestisce l'assistenza, cioè la maggior parte delle piccole imprese, un secondo numero su un cellulare è l'intera soluzione.
Domande frequenti
I clienti possono capire che stanno chiamando un'app su un cellulare anziché una linea d'ufficio?
No. Un numero fisso suona e va in segreteria come qualsiasi altro. Il cliente vive i tuoi orari e il tuo saluto, non la tecnologia.
Possiamo essere in due ad avere l'app e rispondere allo stesso numero?
Il numero suona nell'account che lo possiede. Usa l'inoltro di chiamata per mandarlo al collega di turno, e riprenditelo; entrambi potete avere anche i vostri numeri Second Phone.
E un numero in un altro paese per i clienti che sono lì?
Prendi un numero fisso in quel paese; fino a dieci numeri possono stare su un solo account. I clienti chiamano un numero locale e suona sullo stesso telefono.