En kundesupportlinje til en lille virksomhed, uden callcenter

Små virksomheder udskyder at få et supportnummer, fordi de forestiller sig et callcenter. Det, de fleste kunder faktisk vil have, er enklere: et nummer, der besvares i de angivne tider, en klar besked udenfor og et svar på deres SMS. Et ekstra nummer på en mobil gør det fra den første dag.

Offentliggør ét supportnummer

Få et lokalt nummer i dine kunders land, giv det navnet »Support«, og sæt det på dit websted, dine kvitteringer og din emballage. Det er adskilt fra dit personlige nummer og fra enhver salgslinje, så du ved, at et supportopkald er et supportopkald, når det ringer. Se Sæt en arbejdslinje op for opsætningen.

Tider og en besked

Slå telefonsvareren til med åbningstider. Inden for tiderne ringer linjen; udenfor hører den, der ringer, din besked, som bør nævne tiderne, at du ringer tilbage, og hvor man kan skrive en e-mail. Den ene besked fjerner det meste af frustrationen ved en ubesvaret linje.

Del linjen i teamet

Én person svarer ad gangen, men ikke altid den samme person. Viderestil supportnummeret til den, der har vagten, og skift tilbage ved vagtskifte; kunderne ringer fortsat til det samme nummer. Se Viderestil dine opkald til en anden telefon.

SMS som supportkanal

Mange kunder foretrækker at sende et foto af problemet på SMS. Med et nummer, der kan SMS/MMS, kommer de beskeder under supportnummeret på fanen Beskeder, og du svarer fra det. Talebeskeder virker også, til kunden, der hellere vil forklare end skrive.

Hav dokumentationen

Hvert opkald, hver SMS og hver telefonsvarerbesked vises under supportnummeret. Ubesvarede opkald ligger under Seneste → Ubesvaret, indtil du ringer tilbage; telefonsvarerbeskeder har den, der ringede, og varigheden. Slår du opkaldsoptagelse til, kan du optage klageopkald, hvor fakta betyder noget, med forbehold for reglerne for optagelse, hvor du og dine kunder befinder jer, og for at du fortæller den, der ringer, det.

Udgifter viser, hvad linjen koster, opkald for opkald, så supportlinjens omkostninger kan skilles ud i dit regnskab. Se Se ubesvarede opkald, telefonsvarerbeskeder og optagelser.

Hvornår du skal opgradere

Har flere personer brug for at besvare det samme nummer i samme øjeblik, med køer og omstilling, er du vokset ud af en enkelt linje og har brug for et telefonsystem til virksomheder. For en virksomhed, hvor én person håndterer support ad gangen, hvilket er de fleste små virksomheder, er et ekstra nummer på en mobil hele løsningen.

Ofte stillede spørgsmål

Kan kunderne mærke, at de ringer til en mobilapp og ikke en kontorlinje?

Nej. Et lokalt nummer ringer og tager imod telefonsvarerbeskeder som ethvert andet. Kunden oplever dine tider og din besked, ikke teknologien.

Kan to af os have appen og besvare det samme nummer?

Nummeret ringer i den konto, der ejer det. Brug viderestilling til at sende det til den kollega, der har vagten, og skift tilbage; I kan begge også have jeres egne Second Phone-numre.

Hvad med et nummer i et andet land til kunderne der?

Få et lokalt nummer i det land; op til ti numre kan ligge på én konto. Kunderne ringer til et lokalt nummer, og det ringer på den samme telefon.