Lavoro e impresa
Registrare le chiamate di lavoro: quando aiuta, come farlo bene e cosa prevede la legge
Una registrazione chiude la questione su cosa è stato concordato in una chiamata. Su un secondo numero attivi la registrazione per singola linea, registri qualsiasi parte di una chiamata e conservi le registrazioni con la cronologia delle chiamate. Si applicano le regole sul consenso.
Chiunque abbia preso il brief di un cliente per telefono conosce il divario tra ciò che ha sentito e ciò che ha scritto. Preventivi, date, come si scrive un nome, l'esatta portata di un lavoro: una registrazione chiude ogni questione. Su un secondo numero, la registrazione è un'impostazione della linea, il che significa che le tue chiamate di lavoro possono essere registrate quando decidi tu e le tue chiamate personali mai.
Quando la registrazione si guadagna il suo posto
- Brief e istruzioni: tutto ciò che altrimenti scriveresti mentre il cliente parla.
- Preventivi e accordi: cosa è stato quotato, cosa era incluso, quando è stato promesso.
- Reclami e controversie: un resoconto accurato di ciò che ha detto ciascuna parte.
- Interviste e chiamate di ricerca: il materiale stesso, da trascrivere in seguito.
Come funziona su un secondo numero
In Second Phone, la registrazione delle chiamate si attiva per numero, nelle impostazioni di quel numero. Una volta attiva, ogni chiamata da o verso quel numero mostra un pulsante registra. Toccalo per iniziare; lo schermo mostra «registrazione…». Tocca di nuovo per mettere in pausa e riprendere, e ferma quando hai ciò che ti serve. Ogni stop salva una registrazione, così puoi registrare solo la parte di una chiamata che conta, oppure più parti come file separati.
Le registrazioni sono elencate in Recenti → Registrazioni per il numero, con l'altra persona, la durata e la data. Tocca per riprodurre. Una freccia blu contrassegna le registrazioni che non hai ancora riprodotto su questo dispositivo. La procedura completa è in Registra una chiamata.
Poiché l'impostazione è per numero, una linea di lavoro con la registrazione attiva e un numero personale con la registrazione disattivata è la disposizione naturale: nulla di personale viene mai registrato perché il pulsante semplicemente non c'è.
Cosa prevede la legge
Le regole sulla registrazione delle chiamate variano da paese a paese, e a volte da stato a stato o da regione a regione, e non sono facoltative. In termini generali:
- Alcuni luoghi consentono la registrazione se una parte della chiamata (tu) acconsente.
- Altri richiedono il consenso di tutte le parti, il che in pratica significa avvisare l'altra persona all'inizio e continuare solo se è d'accordo.
- La registrazione in ambito aziendale comporta spesso doveri aggiuntivi: avvisare chi chiama, conservare le registrazioni in modo sicuro, eliminarle quando non servono più e rispettare le richieste di ascoltarle o eliminarle.
- Le chiamate tra persone in paesi diversi possono essere soggette a entrambi gli insiemi di regole.
L'abitudine sicura è la più semplice: dì «Vorrei registrare questa chiamata per avere un resoconto accurato; va bene?» e registra solo se acconsente. Metti una riga sulla registrazione nelle tue condizioni se registri i clienti abitualmente. Second Phone ti dà lo strumento; la responsabilità di usarlo in modo lecito è tua, e questo articolo non è una consulenza legale.
Tenere utili le registrazioni
Dai un nome al tuo numero di lavoro così le registrazioni sono facili da attribuire. Riascolta e annota i punti chiave subito dopo la chiamata, mentre il contesto è fresco. Elimina le registrazioni che non ti servono più scorrendo verso sinistra su di esse, sia per ordine sia perché conservare registrazioni più a lungo del necessario è di per sé un problema di conformità in molti luoghi.
Domande frequenti
L'altra persona sente un segnale acustico o un annuncio?
Second Phone non aggiunge alcun annuncio. Se e come avvisare l'altra parte è una tua responsabilità secondo le regole che si applicano a te; dirlo all'inizio della chiamata è l'approccio più chiaro.
Posso registrare le chiamate in arrivo oltre a quelle in uscita?
Sì. Il pulsante registra compare in qualsiasi chiamata su un numero con la registrazione attiva, qualunque sia la direzione della chiamata.
Dove sono conservate le registrazioni?
Sono elencate con la cronologia delle chiamate del numero in Recenti → Registrazioni e scaricate sul tuo telefono quando le riproduci. Scorri verso sinistra per eliminarne una.