En kundeservicelinje for en liten bedrift, uten kundesenter

Små bedrifter utsetter å ha et supportnummer fordi de ser for seg et kundesenter. Det de fleste kundene faktisk vil ha, er enklere: et nummer som svares i oppgitte åpningstider, en tydelig beskjed utenom dem, og et svar på meldingen deres. Et ekstra nummer på en mobil gjør det fra første dag.

Publiser ett supportnummer

Skaff et lokalt nummer i kundenes land, gi det navnet «Support» og sett det på nettsiden, kvitteringene og emballasjen. Det er atskilt fra det private nummeret ditt og fra en eventuell salgslinje, så du vet at et supportanrop er et supportanrop når det ringer. Se Sett opp en jobblinje for oppsettet.

Åpningstider og en hilsen

Slå på talepost med åpningstider. Innenfor tidene ringer linjen; utenom dem hører den som ringer hilsenen din, som bør oppgi tidene, at du ringer tilbake, og hvor de kan sende e-post. Den ene hilsenen fjerner det meste av frustrasjonen ved en linje ingen svarer på.

Del linjen i teamet

Én person svarer om gangen, men ikke alltid den samme. Viderekoble supportnummeret til den som har vakt, og bytt tilbake ved vaktskiftet; kundene fortsetter å ringe samme nummer. Se Viderekoble anropene dine til en annen telefon.

Meldinger som supportkanal

Mange kunder vil heller sende et bilde av problemet. Med et nummer som har SMS og MMS, kommer de meldingene under supportnummeret på Meldinger-fanen, og du svarer fra det. Talemeldinger fungerer også, for kunden som heller vil forklare enn å skrive.

Behold dokumentasjonen

Hver samtale, melding og talepostbeskjed listes under supportnummeret. Tapte anrop ligger under Nylig → Savnet til du ringer tilbake; talepostbeskjeder har innringer og varighet. Slår du på samtaleopptak, kan du ta opp klagesamtaler der fakta betyr noe, innenfor lovene om opptak der du og kundene dine befinner dere, og forutsatt at du informerer den som ringer.

Utgifter viser hva linjen koster, samtale for samtale, så supportlinjens kostnad kan skilles ut i regnskapet. Se Sjekk tapte anrop, talepostbeskjeder og opptak.

Når du bør gå videre

Trenger flere personer å svare på samme nummer i samme øyeblikk, med køer og overføringer, har du vokst ut av én linje og trenger et telefonsystem for bedrifter. For en bedrift der én person håndterer support om gangen, som er de fleste små bedrifter, er et ekstra nummer på en mobil hele løsningen.

Vanlige spørsmål

Kan kundene merke at de ringer en mobilapp og ikke en kontorlinje?

Nei. Et lokalt nummer ringer og tar imot talepost som alle andre. Kunden opplever åpningstidene og hilsenen din, ikke teknologien.

Kan to av oss ha appen og svare på samme nummer?

Nummeret ringer i kontoen som eier det. Bruk viderekobling for å sende det til kollegaen som har vakt, og bytt tilbake; dere kan begge ha egne Second Phone-numre i tillegg.

Hva med et nummer i et annet land for kundene der?

Skaff et lokalt nummer i det landet; opptil ti numre kan ligge på én konto. Kundene ringer et lokalt nummer, og det ringer på samme telefon.