Työpuheluiden tallentaminen: milloin siitä on apua, miten se tehdään oikein ja mitä laki edellyttää

Jokainen, joka on ottanut asiakkaan toimeksiannon vastaan puhelimessa, tuntee kuilun sen välillä, mitä kuuli ja mitä kirjoitti ylös. Tarjoukset, päivämäärät, nimen kirjoitusasu, työn tarkka laajuus: tallenne ratkaisee kaiken tämän. Toisella numerolla tallennus on linjan asetus, mikä tarkoittaa, että työpuhelusi voidaan tallentaa, kun valitset, eikä henkilökohtaisia puheluitasi koskaan.

Milloin tallennus on paikallaan

• Toimeksiannot ja ohjeet: kaikki, mitä muuten kirjoittaisit asiakkaan puhuessa.
• Tarjoukset ja sopimukset: mitä hinnoiteltiin, mitä sisältyi, milloin luvattiin.
• Valitukset ja kiistat: tarkka selvitys siitä, mitä kumpikin osapuoli sanoi.
• Haastattelut ja tutkimuspuhelut: itse materiaali, myöhemmin litteroitavaksi.

Miten se toimii toisella numerolla

Second Phonessa puheluiden tallennus kytketään päälle numero kerrallaan, kyseisen numeron asetuksissa. Kun se on päällä, jokaisessa puhelussa kyseisestä numerosta tai siihen näkyy tallenna-painike. Napauta sitä aloittaaksesi; näytöllä näkyy ”tallennetaan…”. Napauta uudelleen keskeyttääksesi ja jatkaaksesi, ja lopeta, kun sinulla on, mitä tarvitset. Jokainen lopetus tallentaa yhden tallenteen, joten voit tallentaa vain sen osan puhelusta, jolla on merkitystä, tai useita osia erillisinä tiedostoina.

Tallenteet luetellaan kohdassa Viimeisimmät → Tallennukset numeron alla, toisen osapuolen, pituuden ja päivämäärän kanssa. Napauta toistaaksesi. Sininen nuoli merkitsee tallenteet, joita et ole vielä kuunnellut tällä laitteella. Koko läpikäynti on ohjeessa Tallenna puhelu.

Koska asetus on numerokohtainen, työlinja tallennus päällä ja henkilökohtainen numero se pois on luonnollinen järjestely: mitään henkilökohtaista ei koskaan tallenneta, koska painiketta ei yksinkertaisesti ole.

Mitä laki edellyttää

Puheluiden tallentamista koskevat säännöt vaihtelevat maittain, ja joskus osavaltioittain tai alueittain, eivätkä ne ole valinnaisia. Pääpiirteissään:

• Jotkin paikat sallivat tallentamisen, jos yksi osapuoli (sinä) suostuu siihen.
• Toiset vaativat kaikkien osapuolten suostumusta, mikä käytännössä tarkoittaa toiselle henkilölle kertomista puhelun alussa ja jatkamista vain, jos hän suostuu.
• Yritystoiminnassa tallentamiseen liittyy usein lisävelvollisuuksia: soittajille kertominen, tallenteiden turvallinen säilytys, niiden poistaminen, kun niitä ei enää tarvita, ja pyyntöjen kuulla tai poistaa ne noudattaminen.
• Eri maissa olevien ihmisten välisiin puheluihin voidaan soveltaa molempien maiden sääntöjä.

Turvallinen tapa on yksinkertaisin: sano ”Haluaisin tallentaa tämän puhelun, jotta minulla on tarkka tieto siitä; sopiiko se?” ja tallenna vain, jos hän suostuu. Lisää ehtoihisi rivi tallentamisesta, jos tallennat asiakkaita rutiininomaisesti. Second Phone antaa sinulle työkalun; vastuu sen lainmukaisesta käytöstä on sinun, eikä tämä artikkeli ole oikeudellista neuvontaa.

Pidä tallenteet hyödyllisinä

Nimeä työnumerosi, jotta tallenteet on helppo kohdistaa. Kuuntele ja kirjaa keskeiset kohdat pian puhelun jälkeen, kun asiayhteys on tuoreena. Poista tallenteet, joita et enää tarvitse, pyyhkäisemällä niitä vasemmalle, sekä siisteyden vuoksi että siksi, että tallenteiden säilyttäminen tarpeellista pidempään on itsessään monissa paikoissa vaatimustenmukaisuusongelma.

Usein kysytyt kysymykset

Kuuleeko toinen henkilö piippauksen tai ilmoituksen?

Second Phone ei lisää ilmoitusta. Se, kerrotko toiselle osapuolelle ja miten, on sinun vastuullasi sinua koskevien sääntöjen mukaan; asiasta kertominen puhelun alussa on selkein tapa.

Voinko tallentaa saapuvia puheluita samoin kuin lähteviä?

Kyllä. Tallennuspainike näkyy jokaisessa puhelussa numerolla, jolla tallennus on kytketty päälle, riippumatta siitä, mistä suunnasta puhelu tuli.

Minne tallenteet tallennetaan?

Ne luetellaan numeron puheluhistorian kanssa kohdassa Viimeisimmät → Tallennukset ja ladataan puhelimeesi, kun kuuntelet ne. Pyyhkäise vasemmalle poistaaksesi tallenteen.