Gravar chamadas de trabalho: quando ajuda, como fazê-lo bem e o que a lei exige

Quem já recebeu o briefing de um cliente por telefone conhece a distância entre o que ouviu e o que escreveu. Orçamentos, datas, a grafia de um nome, o âmbito exato de um trabalho: uma gravação resolve tudo isso. Num segundo número, a gravação é uma definição da linha, o que significa que as suas chamadas de trabalho podem ser gravadas quando escolher e as suas chamadas pessoais nunca o são.

Quando a gravação merece o seu lugar

• Briefings e instruções: tudo o que, de outra forma, estaria a escrever enquanto o cliente fala.
• Orçamentos e acordos: o que foi orçamentado, o que estava incluído, quando foi prometido.
• Reclamações e litígios: um relato preciso do que cada lado disse.
• Entrevistas e chamadas de investigação: o próprio material, para transcrever mais tarde.

Como funciona num segundo número

Na Second Phone, a gravação de chamadas ativa-se por número, nas definições desse número. Depois de ativa, todas as chamadas de ou para esse número mostram um botão gravar. Toque nele para começar; o ecrã mostra «a gravar…». Toque de novo para pausar e retomar, e pare quando tiver o que precisa. Cada paragem guarda uma gravação, por isso pode gravar apenas a parte de uma chamada que importa, ou várias partes como ficheiros separados.

As gravações ficam listadas em Recentes → Gravações, no respetivo número, com a outra pessoa, a duração e a data. Toque para reproduzir. Uma seta azul assinala as gravações que ainda não reproduziu neste dispositivo. O passo a passo completo está em Gravar uma chamada.

Como a definição é por número, uma linha de trabalho com a gravação ativa e um número pessoal com ela desativada é o arranjo natural: nada pessoal é gravado, porque o botão simplesmente não está lá.

O que a lei exige

As regras sobre a gravação de chamadas variam de país para país, e às vezes de estado ou região, e não são opcionais. Em termos gerais:

• Alguns lugares permitem a gravação se uma das partes da chamada (você) consentir.
• Outros exigem que todas as partes consintam, o que na prática significa informar a outra pessoa no início e continuar apenas se ela concordar.
• A gravação em contexto empresarial acarreta muitas vezes deveres adicionais: informar quem liga, guardar as gravações em segurança, eliminá-las quando deixarem de ser necessárias e respeitar os pedidos para as ouvir ou eliminar.
• As chamadas entre pessoas em países diferentes podem estar sujeitas a ambos os conjuntos de regras.

O hábito seguro é o mais simples: diga «gostaria de gravar esta chamada para ter um registo exato; não se importa?» e grave apenas se a pessoa concordar. Inclua uma cláusula sobre gravação nos seus termos se grava clientes por rotina. A Second Phone dá-lhe a ferramenta; a responsabilidade de a usar de forma legal é sua, e este artigo não constitui aconselhamento jurídico.

Manter as gravações úteis

Dê um nome ao seu número de trabalho para que as gravações sejam fáceis de atribuir. Ouça e anote os pontos-chave pouco depois da chamada, enquanto o contexto está fresco. Elimine as gravações de que já não precisa deslizando para a esquerda sobre elas, tanto por arrumação como porque guardar gravações mais tempo do que o necessário é, em muitos lugares, em si mesmo um problema de conformidade.

Perguntas frequentes

A outra pessoa ouve um sinal sonoro ou um aviso?

A Second Phone não acrescenta nenhum aviso. Se e como informa a outra parte é da sua responsabilidade, segundo as regras que se lhe aplicam; dizê-lo no início da chamada é a abordagem mais clara.

Posso gravar chamadas recebidas, além das efetuadas?

Sim. O botão de gravar aparece em qualquer chamada de um número com a gravação ativa, seja qual for a direção da chamada.

Onde são guardadas as gravações?

Ficam listadas com o histórico de chamadas do número em Recentes → Gravações e são descarregadas para o seu telemóvel quando as reproduz. Deslize para a esquerda para eliminar uma.